Politique sur la protection des renseignements personnels

Le Conseil médical du Canada (CMC) a pour mandat de vous offrir une vaste gamme de services. Pour répondre à vos besoins et bien vous servir, le CMC a besoin de connaître certains de vos renseignements personnels, dont la nature peut différer selon le type de service demandé.

Le masculin est utilisé pour ne pas alourdir le texte ci-dessous qui s’adresse tant aux femmes qu’aux hommes, sans discrimination.

En tant que personne, vous avez le droit de savoir de quelle façon le CMC recueille, utilise et communique les renseignements personnels. Vous avez le droit de vous attendre à ce que, dans la mesure du possible, les renseignements personnels que le CMC détient à votre sujet demeurent exacts et confidentiels et soient conservés en lieu sûr.

Le CMC est fier de sa réputation pour ce qui est du maintien de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels. Cette politique a pour objectif d’expliquer la façon dont le CMC protège les renseignements personnels des candidats au Canada.

La politique du CMC en matière de protection des renseignements personnels est fondée sur le Code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96) de l’Association canadienne de normalisation (CSA) et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du gouvernement fédéral.

Confiance

La protection des renseignements personnels est affaire de confiance. Plus vous en savez au sujet du CMC, plus vous pouvez lui faire confiance.

Comment le CMC recueille-t-il vos renseignements personnels?

Le CMC recueille, utilise et communique vos renseignements personnels uniquement à des fins considérées comme étant raisonnables dans les circonstances, et il ne recueille, n’utilise et ne communique que les renseignements personnels requis pour être en mesure d’offrir ses services. Les renseignements personnels sont obtenus directement de la personne concernée, de ses représentants autorisés ou d’autres organisations de formation en médecine, de services chargés de la délivrance des permis d’exercice, d’organismes de réglementation ou de vérification des titres de compétences. Le CMC utilise uniquement des méthodes équitables et licites pour recueillir les renseignements personnels.

Il utilise les renseignements personnels exclusivement aux fins mentionnées dans cette politique ou aux autres fins mentionnées au moment où les renseignements personnels sont recueillis. Le CMC ne vend, n’échange, ne troque ni ne communique aucun des renseignements personnels qu’il obtient, pour quelque contrepartie que ce soit.

Comment le CMC utilise-t-il vos renseignements personnels?

Le CMC recueille et utilise des renseignements à votre sujet uniquement aux fins suivantes :

  • déterminer votre admissibilité à ses produits et à ses services;
  • traiter votre demande d’admission et gérer les divers examens qu’il administre;
  • vérifier vos titres de compétences en médecine et colliger l’information sur vos titres de compétences;
  • établir un lien entre votre identité et vos titres de compétences en médecine;
  • tenir à jour un dossier des divers titres de compétences auxquels comparer les documents soumis par d’autres candidats;
  • traiter les paiements pour les services offerts;
  • créer, gérer et offrir des produits et des services qui répondent à vos besoins;
  • vous offrir un service continu;
  • respecter les exigences législatives et réglementaires applicables au CMC;
  • enquêter et statuer sur les réclamations d’assurance;
  • comprendre vos besoins;
  • analyser la pertinence des produits ou des services qu’il offre;
  • toutes autres fins compatibles avec les fins ci-dessus.

Comme il est important que vous accordiez votre confiance au CMC, il ne demande que les renseignements dont il a besoin, et s’il doit vous demander des renseignements additionnels, il vous dira pourquoi.

Quand et à qui le CMC communique-t-il vos renseignements personnels?

Le Conseil médical du Canada peut communiquer vos renseignements personnels aux personnes et aux organisations suivantes :

  • personnes ou organisations qui sont des fournisseurs de services du CMC;
  • personnes ou organisations qui s’occupent de la maintenance, de l’examen et de la mise en place des systèmes, des procédures et de l’infrastructure d’affaires du CMC, notamment des essais ou de la mise à niveau de ses systèmes informatiques;
  • organisations responsables pour la délivrance de permis d’exercice, organismes de réglementation, institutions d’enseignement ou de formation, organisations de vérification des titres de compétences, hôpitaux, cliniques et autres organisations et établissements médicaux qui utilisent les services de médecins, organisations gouvernementales (locales, provinciales, fédérales ou étrangères), organismes d’application de la loi ou autres tiers et organisations ainsi que leurs représentants, qui de l’avis du CMC ont un intérêt légitime pour obtenir ces renseignements.
  • toute autre personne ou organisation à l’égard desquelles vous autorisez le CMC à communiquer les documents que vous avez signés et remis au CMC.

Lorsque le CMC communique des renseignements personnels à des organisations qui offrent des services en son nom, il exige que ces fournisseurs de services utilisent les renseignements personnels exclusivement pour offrir leurs services au CMC ou à la personne concernée et qu’ils aient en place des mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels.

Le CMC utilise les services de vérification des titres de compétences de l’Educational Commission for Foreign Medical Graduates (ECFMG), organisme établi aux États-Unis. Par conséquent, certains renseignements personnels pourraient être retenus aux États-Unis où les lois sur la protection des renseignements personnels n’offrent pas la même protection que les lois du Canada, et des organismes d’application de la loi pourraient avoir accès à vos renseignements personnels ou les obtenir sous le régime de lois américaines, par exemple, la U.S. Patriot Act.

Il est important que vous sachiez que dans certaines situations, le CMC a l’autorisation ou l’obligation, sous le régime des lois applicables sur la protection des renseignements personnels, de communiquer des renseignements personnels sans quelque forme de consentement. Des exemples de ces situations sont :

  • lorsque le CMC en est requis par la loi, par un décret ou par une ordonnance d’un tribunal, d’un tribunal ou d’un organisme administratif ou gouvernemental;
  • lorsqu’il a des motifs raisonnables de croire que la communication est nécessaire pour protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe de personnes identifiables;
  • lorsque la communication est nécessaire pour déterminer ou percevoir les sommes qui lui sont dues;
  • lorsque la communication est nécessaire pour permettre au CMC d’obtenir les réparations à sa disposition ou de limiter les dommages qu’il pourrait subir;
  • lorsque l’information est publique.

Chaque fois que des renseignements personnels sont communiqués, la nature de la communication ainsi que la date et l’identité de la partie à qui les renseignements sont communiqués sont consignées dans un dossier; par contre, le CMC ne conserve aucun dossier individuel de communication pour des mesures régulières ou routinières comme des transferts de renseignements à des entreprises qui le représentent ou qui représentent d’autres ordres de médecins et associations médicales.

Consentement

Sauf dans la mesure permise par les lois applicables sur la protection des renseignements personnels, par la présente politique et par les documents que vous avez signés et remis au CMC qui y renvoient, le CMC ne recueille, n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement.

En fournissant vos renseignements personnels au CMC, vous consentez à ce qu’il les recueille, les utilise et les communique, conformément à cette politique ainsi qu’à tous les documents que vous avez signés et remis au CMC qui y renvoient.

Vous pouvez à tout moment refuser de consentir à ce que le CMC recueille, utilise ou communique vos renseignements personnels, ou retirer votre consentement, en donnant au CMC un préavis raisonnable, à la condition toutefois que votre refus ou le retrait de votre consentement ne limitent pas la capacité du CMC d’offrir ses services, de se conformer aux lois applicables pour ce qui est des renseignements personnels en sa possession et ne limitent aucun des droits du CMC en vertu de la présente politique ou des droits qui lui sont accordés par les documents que vous avez signés et remis au CMC qui y renvoient. Dans certains cas, si vous refusez de donner votre consentement, vous risquez de ne pas être admissible aux examens du Conseil médical du Canada ou au titre de Licencié du Conseil médical du Canada (LCMC) – sans égard à votre candidature, à votre inscription et à votre demande de reconnaissance de vos titres de compétences.

Si vous ne voulez pas que le CMC communique avec vous par courriel, par la poste ou par téléphone, ou qu’il communique vos renseignements personnels à ses partenaires, par exemple à des facultés de médecine, vous pouvez prendre les arrangements nécessaires par l’intermédiaire du bureau du CMC, sous réserve des droits de communiquer vos renseignements personnels qui lui sont accordés par cette politique ainsi que par tous les documents que vous avez signés et remis au CMC qui y renvoient.

Exactitude

Même si le CMC s’efforce de veiller que les renseignements personnels qu’il détient à votre sujet soient exacts, complets et à jour, il ne fait la mise à jour des renseignements personnels que sur demande. Par conséquent, il est dans votre intérêt de l’informer sans tarder de tout changement de nom, d’adresse ou de tout autre renseignement pertinent. Dans le cadre de sa procédure ordinaire de vérification des titres de compétences, le CMC vérifie de temps à autre les renseignements personnels que vous lui donnez. Il peut notamment vérifier divers éléments de vos renseignements personnels auprès d’intervenants avec qui il est associé. Si vous croyez que des renseignements personnels contenus dans votre dossier sont erronés, vous pourrez y accéder facilement, les vérifier et les mettre à jour. Si des renseignements personnels erronés ont été communiqués à des tiers, le CMC leur transmettra au besoin les renseignements corrigés.

Si le CMC n’accepte pas de changer vos renseignements personnels, vous pouvez contester sa décision. Le CMC ouvrira un dossier au sujet de la contestation et, au besoin, en informera les tiers qui sont aussi en possession des renseignements contestés.

Rétention

Le CMC conserve vos renseignements personnels uniquement pour la durée justifiée par les motifs de leur collecte. La durée de la période pendant laquelle le CMC conserve vos renseignements personnels peut varier en fonction de leur nature et des motifs pour lesquels ils ont été recueillis. Cette période peut être prolongée après la cessation de vos relations avec le CMC, mais ne durera que le temps nécessaire pour que le CMC dispose de suffisamment d’information pour régler les problèmes susceptibles de survenir à une date ultérieure. Des procédures sont en place au CMC pour détruire, supprimer ou effacer vos renseignements personnels ou les convertir sous une forme anonyme lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Actuellement, le CMC conserve vos renseignements personnels principalement à Ottawa et dans des municipalités avoisinantes où existent des installations de stockage.

Accès à vos renseignements personnels

Le CMC vous permet d’avoir accès aux renseignements personnels qu’il détient à votre sujet et de les examiner, et il s’efforce de fournir les renseignements en question dans un délai raisonnable, habituellement dans les 30 jours suivant la demande à cet effet.

Vous pouvez voir vos renseignements, notamment le résultat final de vos examens en consultant votre compte en ligne. Pour examiner les autres renseignements personnels que le CMC détient à votre sujet, il suffit de présenter une demande écrite au bureau. Les renseignements personnels sont tirés du dossier du candidat au CMC et sont habituellement fournis dans les trente jours de la demande. Des frais peuvent être exigés pour extraire une liste complète des renseignements personnels; le cas échéant, vous en serez informé à l’avance et pourrez, si vous le désirez, annuler votre demande.

Si vous souffrez d’un handicap d’ordre sensoriel, le CMC vous donnera, sur demande, accès à vos renseignements personnels sous une autre forme si cela est possible. Au besoin, et si le CMC peut raisonnablement le faire, il convertira les renseignements personnels pour les présenter sous une autre forme.

Dans certains cas, le CMC ne vous communiquera pas certains renseignements personnels à votre sujet qui sont sous son contrôle, par exemple si :

  • leur communication entraînerait la communication de renseignements personnels, y compris des opinions, sur une autre personne, vivante ou décédée;
  • la communication entraînerait la divulgation de secrets commerciaux ou de renseignements confidentiels ou exclusifs du CMC;
  • la communication nuirait à des négociations contractuelles ou autres menées par le CMC ou par un tiers;
  • les renseignements font l’objet d’un litige ou sont protégés par le secret professionnel ou par un autre privilège attaché à la profession juridique;
  • les renseignements sont difficiles d’accès et le travail ou les coûts pour les extraire seraient hors de proportion avec leur nature ou leur valeur;
  • les renseignements n’existent pas ou sont introuvables;
  • les renseignements peuvent gêner ou entraver le travail d’agences d’application de la loi ou d’autres activités d’enquêtes ou de réglementation d’un organisme autorisé par la loi à mener ces activités;
  • la communication des renseignements peut être refusée ou est défendue par les lois applicables.

Si le CMC refuse de vous donner accès à vos renseignements personnels, vous recevrez une explication, sauf si la loi l’interdit. Vous pouvez contester cette décision.

Une fois que vous avez obtenu les renseignements, il ne vous reste plus qu’à les vérifier et à indiquer au CMC s’ils doivent être corrigés. Si les pièces justificatives appropriées sont fournies, le CMC corrigera ses dossiers ou signalera les divergences. Si des renseignements ont été fournis à des tiers, le CMC leur enverra les renseignements corrigés ou les avisera de toute différence, s’il y a lieu.

Sécurité

Pour vous sentir réellement en sécurité, vous devez savoir qui, au CMC, protège vos renseignements personnels.

Au CMC, cette tâche revient à un comité composé de cadres supérieurs responsable de la protection des renseignements personnels. L’agent responsable de la protection des renseignements personnels veille à ce que soit respectée la présente politique de protection des renseignements personnels, et il coordonne l’ensemble de la protection des renseignements personnels. Le comité responsable de la protection des renseignements personnels est situé au bureau du CMC, 1021, place Thomas Spratt, Ottawa, ON Canada, K1G 5L5.

En bout de ligne, il incombe aux membres de la haute direction de protéger les renseignements personnels des candidats dont le CMC a la garde. Ils délèguent cette responsabilité quotidienne à des employés de l’organisation.

Tous les employés du CMC s’obligent, comme condition d’emploi, à protéger les renseignements personnels et leur caractère confidentiel et à en assurer la sécurité. Cette obligation reste en vigueur même lorsqu’un employé quitte le CMC.

Les fournisseurs de services du CMC, par exemple les entreprises de commerce électronique et les organisations de vérification des titres de compétences, doivent signer des contrats les obligeant à protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels qui leur sont fournis pour leur permettre d’exécuter leurs fonctions.

Le CMC a en outre mis en place des mesures de contrôle serrées pour assurer la sécurité de ses activités et de ses systèmes d’information. Seuls les employés autorisés ont accès aux lieux où les renseignements personnels sont regroupés, traités ou entreposés. Les systèmes informatiques et les procédures de traitement des données sont munis de mécanismes de contrôles appropriés, lesquels sont vérifiés de façon continue pour garantir le respect des politiques du CMC en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.

Le CMC détruit ou supprime tout renseignement personnel dont il n’a plus besoin. Lorsque des renseignements sont détruits ou supprimés, le CMC veille à ce qu’il n’y ait aucun accès non autorisé.

Bref, les employés du CMC s’engagent à assurer la protection et la protection du caractère confidentiel de vos renseignements personnels, et ses systèmes sont conçus pour le faire.

Questions ou préoccupations

Si vous avez des questions ou des préoccupations à relativement : (i) à l’accès à vos renseignements personnels; (ii) à la collecte, à l’utilisation, à la gestion ou à la communication, par le CMC, des renseignements personnels; ou (iii) à cette politique, n’hésitez pas à en faire part par écrit à l’agent responsable de la protection des renseignements personnels, à RenseignementsPersonnels@mcc.ca / Privacy@mcc.ca ou au
1021, place Thomas Spratt,
Ottawa, ON Canada, K1G 5L5.

La dure réalité de l’Internet dans son état actuel est que les communications qui y sont transmises ne sont pas sécurisées ni contrôlables. En vue de cela, vous êtes priés de bien vouloir vous abstenir de transmettre des renseignements personnels par courriel.

Si vos préoccupations ne sont pas dissipées à votre entière satisfaction, veuillez communiquer avec le Commissaire fédéral à la protection de la vie privée.